Loonadministratie Software

Veelgestelde vragen

Welke klokmethode past bij mijn organisatie? Dit hangt af van de locaties en devices van medewerkers.

- App met geofencing werkt goed voor medewerkers die mobiel zijn en hun eigen telefoon gebruiken.

- Badge-systemen passen bij vaste locaties met veel wisselingen.

- Kiosk-oplossingen zijn geschikt voor gedeelde werkplekken waar niet iedereen een device heeft. De keuze bepaalt je investeringskosten en gebruiksvriendelijkheid.

Wat doe ik als men vergeet uit te klokken? Bouw een herinneringssysteem dat medewerkers waarschuwt als ze vergeten uit te klokken. Maak de correctiestroom eenvoudig maar verplicht een toelichting. Zo blijft de audit trail compleet en voorkom je dat vergeten uitklokken een gewoonte wordt. Log alle correcties zodat je patronen kunt herkennen.

Hoe borg ik dat betaalde uren kloppen? Koppel elk geregistreerd uur aan een geplande dienst, een locatie en een kostenplaats. Deze drievoudige check maakt het direct zichtbaar als iemand werkt buiten zijn rooster of op een verkeerde locatie. Finance kan zo controleren of kosten matchen met budgetten en projecten.

Welke cyclus is het handigst? Een wekelijkse cyclus met pre-checks en accordering biedt de beste balans tussen controle en doorlooptijd. Je vangt fouten vroeg op, medewerkers krijgen snel bevestiging en de salarisadministratie heeft tijd om maandrapportages voor te bereiden zonder haast.

Wat maakt urenverantwoording betrouwbaar? Definieer vooraf hoe je omgaat met afronding, wanneer pauzes verplicht zijn en welke regels gelden voor onregelmatigheid. Deze definities voorkomen discussies achteraf. Volg wekelijks dezelfde controle- en accorderingscyclus zodat iedereen weet wat wanneer verwacht wordt.

Registreer niet alleen in- en uitkloktijden maar ook pauzes, uitzonderingen en wie goedkeuring gaf. Deze compleetheid beschermt bij controles en audits. Koppel registraties aan je planningssysteem zodat afwijkingen direct opvallen. Grote verschillen tussen geplande en gewerkte uren signaleren structurele problemen.

Toeslagtabellen voor overwerk, feestdagen en onregelmatige uren moet je centraal beheren en automatisch laten toepassen. Handmatige berekeningen leiden tot fouten en inconsistentie. Transparantie betekent dat medewerkers in hun app kunnen zien waarom ze een bepaald bedrag krijgen, inclusief toegepaste toeslagen.

Compliance: Naast Arbeidstijdenwet, AVG en CAO's spelen financiële regels: loonheffingen, SEPA voor betalingen, koppelingen met Twinfield of Exact. BTW-regels (21%) en RGS-boekingscodes zorgen voor correcte financiële verwerking.